(english version below)
Datenschutzerklärung der Oloido (inkl. AIcademy)
Stand: 28. Juli 2026
§ 1. Allgemeine Hinweise
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten im Rahmen der Nutzung unserer Website oloido.com und unserer Leistungen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten.
§ 2. Verantwortliche Stelle
Oloido GmbH & Co. KG
AIcademy (Marke der Oloido GmbH & Co. KG)
Freie-Vogel-Straße 393
44269 Dortmund
Telefon: +49 (0)231 58 69 82 92
E-Mail: welcome@oloido.com
§ 3. Hosting
Webseite (oloido.com): Unsere Website wird von Raidboxes GmbH gehostet. Die Server befinden sich in Deutschland; die gesamte Infrastruktur — inklusive aller Subdienstleister — wird ausschließlich innerhalb der EU betrieben, ohne Einsatz US-amerikanischer Cloud-Anbieter. Die Rechenzentren sind nach ISO 27001 (Informationssicherheit), ISO 22301 (Business Continuity) und SOC 2 Type 2 (Betriebsexzellenz) zertifiziert. Mit dem Anbieter wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen.
§ 4. Datenverarbeitung beim Besuch der Website
Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten verarbeitet:
IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Besuchte Seiten und Dateien
Browsertyp/-version
verwendetes Betriebssystem
Referrer-URL (zuvor besuchte Seite) Diese Daten werden aus Sicherheitsgründen und zur Verbesserung unseres Angebots verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
§ 5. Kontaktformulare
Wenn Sie uns über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
§ 6. Kursregistrierung und Nutzerkonto
Für die Teilnahme an unseren Kursen (Online, vor Ort oder Inhouse) müssen Sie ein Nutzerkonto erstellen. Dabei verarbeiten wir:
Name
E-Mail-Adresse
ggf. Unternehmenszugehörigkeit
Kursdaten
Zugangsdaten (Login) Die Datenverarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
§ 7. Einsatz von Tutor LMS
Wir nutzen das Plugin Tutor LMS zur Kursabwicklung. Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Nutzung gespeichert und verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf den in § 3 beschriebenen Servern.
§ 8. Newsletterversand
Bei Anmeldung zum Newsletter verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung von Informationen über neue Kurse, Themen und Angebote. Eine Abmeldung ist jederzeit möglich. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
§ 9. Cookies & Einwilligung, Web-Analyse und Forschungsumfragen
Cookies: Unsere Website verwendet Cookies — kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie dienen der Nutzerfreundlichkeit und Sicherheit sowie dem Betrieb wesentlicher Funktionen (z. B. WooCommerce-Warenkorb, Tutor-LMS-Sitzungen). Diese technisch notwendigen Cookies sind für den Website-Betrieb erforderlich. Sofern weitere, nicht-notwendige Cookies eingesetzt werden, holen wir Ihre Einwilligung über einen Cookie-Banner ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Plausible Analytics (websiteweit): Wir verwenden Plausible Analytics zur statistischen Auswertung der Website-Nutzung. Plausible ist DSGVO-konform aus Deutschland gehostet, speichert keine IP-Adressen, verwendet keine Cookies und erstellt keine personenbezogenen Nutzerprofile. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an datenschutzfreundlicher Reichweitenmessung).
Anonyme Forschungsumfragen: Im Rahmen unserer Forschungstätigkeit erheben wir gelegentlich aggregierte Antworten und freie Texteingaben über anonyme Online-Umfragen. Die Verarbeitung erfolgt über Plausible Analytics — datenschutzkonform aus Deutschland gehostet, ohne Cookies, ohne Tracking-IDs und ohne IP-Speicherung. Wir bitten Teilnehmende, keine personenbezogenen Daten (Namen, Firmen, Kontaktdaten) in den Freitextfeldern anzugeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Forschung, Produktentwicklung und Vorbereitung von Fachvorträgen).
§ 10. HubSpot (CRM, Formulare und Marketing-Tracking)
Wir nutzen HubSpot (HubSpot, Inc., 2 Canal Park, Cambridge, MA 02141, USA) für die Verwaltung von Kontaktanfragen, Formularen, marketing-bezogenes Nutzungstracking und Customer Relationship Management (CRM). HubSpot betreibt für EU-Kunden ein primäres EU-Datenzentrum (track-eu1.hubspot.com); ergänzende Datenverarbeitung in den USA ist möglich. Bei aktivierter Einwilligung werden über HubSpot folgende Daten verarbeitet:
- Cookies (HubSpot Tracking-Cookies)
- IP-Adresse (gekürzt)
- Seitenaufrufe und Interaktionen auf der Website
- Über Formulare freiwillig angegebene Daten (z. B. Name, E-Mail, Firma, Nachricht)
Da HubSpot in den USA betrieben wird, werden Daten in ein Drittland außerhalb der EU übermittelt. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie der Zertifizierung von HubSpot unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) gemäß Art. 45 DSGVO.
Rechtsgrundlage für die cookie-basierte Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie über unseren Cookie-Banner erteilen oder jederzeit widerrufen können.
Weitere Informationen finden Sie in HubSpots Datenschutzerklärung: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy
§ 11. Zahlungsabwicklung
Für die Zahlungsabwicklung über Kreditkarte und alternative Zahlungsmethoden (z. B. Apple Pay, Google Pay, SEPA-Lastschrift) nutzen wir WooPayments, einen Zahlungsdienst von Automattic, Inc. (60 29th Street #343, San Francisco, CA 94110, USA) auf Basis der Infrastruktur von Stripe Payments Europe, Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland). Bei einer Zahlung verarbeiten wir folgende Daten:
- Name, Rechnungs- und ggf. Lieferanschrift
- E-Mail-Adresse
- Zahlungsdaten (Kartennummer, Kontodaten oder entsprechende Token)
- Bestelldaten
Die Datenübermittlung erfolgt teilweise in die USA (Automattic). Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie der Zertifizierung von Automattic und Stripe unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) gemäß Art. 45 DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen der Anbieter: https://automattic.com/privacy/ und https://stripe.com/de/privacy
§ 12. Einsatz von KI-Systemen (Anthropic / Claude)
Für bestimmte Verarbeitungsschritte setzen wir das KI-System „Claude“ ein. Anbieter ist für Kunden mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum die Anthropic Ireland, Limited (Irland); Konzernmuttergesellschaft ist die Anthropic, PBC (San Francisco, USA). Anthropic handelt insoweit als Auftragsverarbeiter; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) einschließlich Standardvertragsklauseln ist Bestandteil der von uns akzeptierten Commercial Terms of Service.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind im Einzelnen:
- Prototyping-Werkzeug in unseren Kursen: Teilnehmende unserer Kurse können ein von uns bereitgestelltes, cloudbasiertes Prototyping-Werkzeug nutzen, dem das KI-System zugrunde liegt. Die Eingaben der Teilnehmenden werden zur Erzeugung der Antworten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Kursvertrags). Wir weisen Teilnehmende ausdrücklich darauf hin, keine personenbezogenen Daten und keine vertraulichen Unternehmensdaten einzugeben und ausschließlich innerhalb des fiktiven Übungsszenarios zu arbeiten.
- Auswertung von Kunden- und Interessentenaktivitäten: Wir werten Aktivitätsdaten aus unserem CRM-System statistisch aus. Direkte Identifikationsmerkmale sowie die CRM-Datensatzkennung werden vor der Übermittlung an das KI-System durch eine vorgeschaltete Verarbeitungsschicht entfernt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots und unserer Ansprache).
- Auswertung interner Wissensbestände: Zur Erstellung von Kurs- und Fachinhalten greifen wir auf unsere internen Wissensdatenbanken zu. Personenbezogene Kundendaten werden vor der Verarbeitung entfernt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Aggregierte Reichweiten- und Analysedaten (LinkedIn, Plausible Analytics) enthalten keine personenbezogenen Daten und sind von dieser Verarbeitung nicht betroffen.
Datenübermittlung in Drittländer. Unser Vertragspartner ist eine Gesellschaft mit Sitz in Irland (EU). Die technische Verarbeitung kann jedoch auf Infrastruktur außerhalb der EU, insbesondere in den USA, erfolgen. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914), Modul 2, gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Eine Zertifizierung unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework liegt für Anthropic nicht vor und wird von uns nicht in Anspruch genommen.
Kein Training von KI-Modellen mit Ihren Daten. Nach den von uns akzeptierten Commercial Terms of Service ist es Anthropic vertraglich untersagt, Modelle mit den über den Dienst verarbeiteten Inhalten zu trainieren. Die dort vorgesehene Ausnahme für freiwillig übermittelte Rückmeldungen („Feedback“) haben wir organisationsweit deaktiviert.
Speicherdauer. Über die Programmierschnittstelle verarbeitete Ein- und Ausgaben werden innerhalb von 30 Tagen nach Eingang bzw. Erzeugung automatisch gelöscht. Im Rahmen von Claude Team geführte Unterhaltungen bleiben gespeichert, bis wir sie löschen; nach der Löschung erfolgt die Entfernung aus den Backend-Systemen innerhalb von 30 Tagen. Wird eine Eingabe von den automatisierten Sicherheitssystemen des Anbieters als Verstoß gegen dessen Nutzungsrichtlinie eingestuft, kann eine Speicherung von bis zu zwei Jahren (Klassifizierungsdaten: bis zu sieben Jahre) erfolgen.
Keine automatisierte Entscheidungsfindung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Alle Entscheidungen mit Auswirkung auf Sie werden von einer natürlichen Person getroffen.
Hinweis nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung). Soweit Sie unser Prototyping-Werkzeug nutzen, interagieren Sie mit einem KI-System. Von KI erzeugte Inhalte können unzutreffend oder unvollständig sein und sollten nicht ohne eigene Prüfung verwendet werden.
Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Anthropic: https://www.anthropic.com/legal/privacy sowie im Auftragsverarbeitungsvertrag: https://www.anthropic.com/legal/data-processing-addendum
§ 13. Social Media
Unsere Website enthält Links zu LinkedIn. Beim Anklicken wird eine Verbindung zu den Servern von LinkedIn hergestellt. Für die Verarbeitung Ihrer Daten ist dann LinkedIn verantwortlich. Es gelten die Datenschutzrichtlinien von LinkedIn.
§ 14. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben jederzeit das Recht auf:
Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) Bitte wenden Sie sich hierfür an: welcome@oloido.com
§ 15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist z. B.: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
www.ldi.nrw.de
Privacy Policy of Oloido (incl. AIcademy)
Last updated: 28 July 2026
1. General Information
We take the protection of your personal data seriously. This Privacy Policy explains how we collect, use, and protect your data when visiting our website oloido.com, in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR).
2. Controller
Oloido GmbH & Co. KG
AIcademy (Brand of Oloido GmbH & Co. KG)
Freie-Vogel-Straße 393
44269 Dortmund, Germany
Phone: +49 (0)231 58 69 82 92
Email: welcome@oloido.com
3. Hosting
Website (oloido.com): Our website is hosted by Raidboxes GmbH. The servers are located in Germany; the entire infrastructure — including all sub-processors — operates exclusively within the EU, with no use of US cloud providers. The data centers are certified to ISO 27001 (information security), ISO 22301 (business continuity), and SOC 2 Type 2 (operational excellence). A data processing agreement (DPA) has been concluded with the hosting provider.
4. Data Processing When Visiting the Website
When visiting our website, the following data is automatically collected:
IP address
Date and time of access
Visited pages and files
Browser type/version
Operating system
Referrer URL This data is used for security purposes and to improve the website (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR).
5. Contact Forms
If you contact us using a form, we process your personal data (e.g. name, email, message) to respond to your inquiry (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR).
6. Course Registration and User Account
To participate in our courses, you need to create a user account. We collect:
Name
Email address
Company affiliation (if provided)
Course data
Login credentials Processing is based on contract fulfillment (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR).
7. Use of Tutor LMS
We use Tutor LMS to manage our learning platform. Personal data is stored and processed during course participation. Processing takes place exclusively on the servers described in Section 3.
8. Newsletter
If you subscribe to our newsletter, we use your email address to send information about new courses and updates. You can unsubscribe at any time. Data processing is based on your consent (Art. 6 para. 1 lit. a GDPR).
9. Cookies & Consent, Web Analytics, and Research Surveys
Cookies: Our website uses cookies — small text files stored on your device. They serve usability and security purposes as well as the operation of essential functions (e.g. the WooCommerce cart, Tutor LMS sessions). These technically necessary cookies are required for site operation. If we deploy further, non-essential cookies, we obtain your consent via a cookie banner (Art. 6 para. 1 lit. a GDPR).
Plausible Analytics (site-wide): We use Plausible Analytics for statistical evaluation of website usage. Plausible is GDPR-compliant, hosted in Germany, stores no IP addresses, uses no cookies, and creates no personal user profiles. The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. f GDPR (legitimate interest in privacy-friendly reach measurement).
Anonymous research surveys: As part of our research activities, we occasionally collect aggregated responses and free-text input via anonymous online surveys. Processing occurs via Plausible Analytics — GDPR-compliant, hosted in Germany, without cookies, tracking IDs, or IP storage. We ask participants not to include personal data (names, companies, contact information) in the free-text fields. The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. f GDPR (legitimate interest in research, product development, and preparing industry talks).
10. HubSpot (CRM, Forms, and Marketing Tracking)
We use HubSpot (HubSpot, Inc., 2 Canal Park, Cambridge, MA 02141, USA) for managing contact inquiries, forms, marketing-related usage tracking, and customer relationship management (CRM). HubSpot operates a primary EU data center for EU customers (track-eu1.hubspot.com); supplementary data processing in the USA may occur. When consent is given, the following data is processed through HubSpot:
- Cookies (HubSpot tracking cookies)
- IP address (truncated)
- Page views and interactions on the website
- Data voluntarily provided through forms (e.g. name, email, company, message)
Since HubSpot is operated in the USA, data is transferred to a third country outside the EU. This transfer is based on Standard Contractual Clauses (SCC) under Art. 46 para. 2 lit. c GDPR and HubSpot’s certification under the EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) under Art. 45 GDPR.
The legal basis for cookie-based processing is your consent under Art. 6 para. 1 lit. a GDPR, which you can provide via our cookie banner and revoke at any time.
Further information can be found in HubSpot’s Privacy Policy: https://legal.hubspot.com/privacy-policy
11. Payment Processing
For payment processing via credit card and alternative methods (e.g. Apple Pay, Google Pay, SEPA direct debit), we use WooPayments, a payment service from Automattic, Inc. (60 29th Street #343, San Francisco, CA 94110, USA) built on the infrastructure of Stripe Payments Europe, Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Ireland). When you make a payment, we process the following data:
- Name, billing and (if applicable) shipping address
- Email address
- Payment data (card number, account data, or corresponding tokens)
- Order data
Some data is transferred to the USA (Automattic). This transfer is based on Standard Contractual Clauses (SCC) under Art. 46 para. 2 lit. c GDPR and the certification of Automattic and Stripe under the EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) under Art. 45 GDPR. The legal basis for processing is Art. 6 para. 1 lit. b GDPR (contract fulfillment).
Further information can be found in the providers’ privacy notices: https://automattic.com/privacy/ and https://stripe.com/privacy
12. Use of AI systems (Anthropic / Claude)
For certain processing steps we use the AI system “Claude”. For customers established in the European Economic Area the provider is Anthropic Ireland, Limited (Ireland); the group parent company is Anthropic, PBC (San Francisco, USA). Anthropic acts as a data processor in this respect; a data processing agreement including Standard Contractual Clauses forms part of the Commercial Terms of Service we have accepted.
Purposes and legal bases of the processing are as follows:
- Prototyping tool in our courses: participants in our courses may use a cloud-based prototyping tool we provide, which is built on the AI system. Participants’ inputs are processed in order to generate responses. The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. b GDPR (performance of the course contract). We expressly instruct participants not to enter any personal data or confidential company data and to work only within the fictitious exercise scenario.
- Analysis of customer and prospect activity: we analyse activity data from our CRM system statistically. Direct identifiers and the CRM record identifier are removed by an upstream processing layer before any data is transmitted to the AI system. The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. f GDPR (legitimate interest in improving our offering and our outreach).
- Analysis of internal knowledge resources: we draw on our internal knowledge bases to produce course and subject-matter content. Personal customer data is removed before processing. The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. f GDPR.
Aggregate reach and analytics data (LinkedIn, Plausible Analytics) contain no personal data and are not affected by this processing.
Transfers to third countries. Our contracting party is a company established in Ireland (EU). Technical processing may nonetheless take place on infrastructure outside the EU, in particular in the USA. Transfers are based on the European Commission’s Standard Contractual Clauses (Implementing Decision (EU) 2021/914), Module 2, under Art. 46 para. 2 lit. c GDPR. Anthropic does not hold a certification under the EU-U.S. Data Privacy Framework and we do not rely on one.
No AI model training on your data. Under the Commercial Terms of Service we have accepted, Anthropic is contractually prohibited from training models on content processed through the service. We have disabled the exception provided there for voluntarily submitted feedback across our entire organisation.
Retention. Inputs and outputs processed via the programming interface are automatically deleted within 30 days of receipt or generation. Conversations conducted in Claude Team remain stored until we delete them; following deletion they are removed from back-end systems within 30 days. Where an input is classified by the provider’s automated safety systems as a violation of its usage policy, retention of up to two years may occur (classification data: up to seven years).
No automated decision-making. No decision based solely on automated processing within the meaning of Art. 22 GDPR takes place. All decisions affecting you are taken by a natural person.
Notice under Art. 50 of Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act). Where you use our prototyping tool, you are interacting with an AI system. AI-generated content may be inaccurate or incomplete and should not be relied upon without independent verification.
Further information can be found in Anthropic’s privacy policy: https://www.anthropic.com/legal/privacy and in the data processing addendum: https://www.anthropic.com/legal/data-processing-addendum
13. Social Media
We link to our profile on LinkedIn. When clicking the link, you will be redirected to LinkedIn. The platform’s privacy policy applies.
14. Your Rights
You have the right to:
Access your data (Art. 15 GDPR)
Rectification (Art. 16 GDPR)
Erasure (Art. 17 GDPR)
Restriction of processing (Art. 18 GDPR)
Data portability (Art. 20 GDPR)
Object to processing (Art. 21 GDPR) To exercise these rights, contact us at: welcome@oloido.com
15. Right to Lodge a Complaint
You may lodge a complaint with a data protection authority. For example: State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of North Rhine-Westphalia
www.ldi.nrw.de